CRM ou ERP – O que minha Empresa precisa?

Um caso de ERP em Recursos Humanos

Dizem por ao que o computador é responsável por muitas novidades e, até mesmo, por criar novos problemas. Um deles, talvez o principal, faz com que as empresas – fabricantes e usuárias – queimarem as pestanas tentando solucioná-lo. É a necessidade de integração entre as maquinas que, obviamente, permite a integração entre as pessoas. Afinal, um computador que não esteja conectado de alguma forma em rede, principalmente num ambiente profissional, é de muito pouca serventia.

Nas empresas, os sistemas que integram diferentes departamentos de forma eficiente permitem que funcionários atuem de maneira muito mais estratégica no dia-a-dia do trabalho, deixando softwares e hardwares se virarem com o operacional. Daí o empenho cada vez maior direcionado para o desenvolvimento deste tipo de produto. Esses sistemas se chamam ERP (Enterprise Resource Planning), mas são conhecidos informalmente como sistemas de gestão empresarial.

Entre os departamentos que podem obter grandes benefícios com essas soluções está o de recursos humanos. Isso pode ser constatado até mesmo pelas mais de 20 empresas que oferecem softwares e soluções nessa área. Com uma quantidade considerável de processos burocráticos, arquivos, documentação e papelada em geral para administrar, diretores e gerentes de RH imaginam encontrar nesses sistemas um parceiro ideal para que possam assumir sem sobressaltos o papel que por direito lhes pertence: o de gestor de pessoas.

“O RH passa a ter seres pensantes e não operadores”, sentencia Soraia Laplaca, consultora interna de RH do Hospital Albert Einstein. Ela acredita que com o uso desses sistemas o departamento pode ficar mais livre para sua verdadeira função: ”assessorar os funcionários”.

De acordo com Soraia, a implantação de um sistema desses, h;a cerca de três anos, permitiu que muitas das atribuições normalmente burocráticas do departamento fossem agilizadas. Dessa forma, tarefas banais, porém trabalhosas, como controle do sistema de ponto e emissão de folha de pagamento, ficam sob a responsabilidade do sistema. Outras, menos comezinhas, também podem ser mais eficientes com a adoção da tecnologia, como a produção de um histórico mais completo dos empregados que possa ser facilmente acessado.

Engessado – O Albert Einstein tem quase 3,9 mil funcionários e mais um grande número de prestadores de serviço, profissionais temporários e estagiários com escalas de horários muito diferentes das de empresas convencionais. Todos são cadastrados. “Não se pode ter um sistema engessado”, avalia Soraia.

A busca por essas soluções tem um outro motivo: a descentralização das funções do RH. Segundo Sidney Latorre, assessor de sistemas administrativos do Senac-SP, esse tem sido um dos objetivos da empresa, juntamente com a confiabilidade na transmissão e armazenamento das informações. Depois de ter aditado uma solução informatizada para um departamento responsável por processos que envolvem cerca de 2,7 mil funcionários há três anos, o Senac-SP agora consegue controlar apontamentos de horas, filhas de pagamento e perfis de colaboradores. O desenvolvimento do sistema, entretanto, não acabou. “Ainda estamos em fase de implantação”, conta.

Com um departamento de RH integrado aos outros departamentos da empresa, o Senac-SP conseguiu tornar seu projeto de educação corporativa mais eficiente. Latorre explica que alguns cursos oferecidos pela instituição para o público externo foram adaptados para os funcionários, alem de outros que foram criados. Por meio do sistema, funcionários podem se informar sobre o que está sendo oferecido e gerentes e diretores têm acesso aos cursos que seus subordinados concluíram ou que estão por concluir.

Esse, aliás, é um dos benefícios mais apontados por usuários dos sistemas, pois os funcionários podem enviar solicitações de cursos e os gestores aprovam ou não. Tudo isso eletronicamente, sem papelada, registrado e atualizado no banco de dados com os históricos dos empregados na empresa. Todas essas informações são extremamente úteis par agilizar, por exemplo, programas de recrutamento interno por meio do cruzamento de informações.

Latorre avalia que a implantação de um sistema desses não sai barato. “Mas o ganho é grande”. Para ele, é importante que a empresa tenha definido de forma clara os processos que quer informatizar. Assim, a escolha do parceiro que vai fornecer a solução pode transcorrer normalmente. “Deve-se apresentar um formulário com as soluções que deseja para não levar sustos mais tarde”, recomenda.

Empreitadas – Mesmo com uma escolha criteriosa do fornecedor, nem tudo são flores no processo de implantação de um produto que, em tese, vai facilitar a comunicação entre departamento, entre funcionários e soltar o RH da empresa para empreitadas mais estratégicas.

Para o gerente administrativo de RH da sede da Klabin no Paraná, Jonas Fujihara, a implementação de um software em seu departamento tem sido penosa. Trabalhando desde o início de 2000 com um sistema que tinha como meta racionalizar os serviços do setor, até agora apenas uma parte foi complementada. “É algo muito complexo e que ainda não funciona”, reclama Fujihara.

Alguns processos como controles de pagamentos dos 1,7 mil funcionários, foram aplicados. Porém, a integração entre diferentes áreas ainda é um sonho encalacrado na incompatibilidade entre a vontade do RH e o discurso técnico da informática. O que era barato, com retorno estimado em dois ou três anos, tem se demonstrado extremamente oneroso para a empresa usuária.

“Busco esse tipo de solução desde 1985 e o que a experiência tem demonstrado é que esbarra-se com freqüência no entendimento entre as tecnologias presentes nas empresas e a que vai entrar”, analisa o gerente. Na opinião de Fujihara, não basta instalar um software e apresentar novos processos para os funcionários, é preciso modificar a cultura dentro da empresa para que ela esteja preparada para receber as novas tecnologias.

Esse problema é um grande entrave, pois ao optar por um sistema desses, a empresa deve estar preparada para abandonar algumas rotinas já sedimentadas, e isso, normalmente, causa resistência.

“As empresas (que desenvolvem os softwares) trabalham com soluções que são padrões de mercado. Se você não se adapta ao software, é sinal de que algo deve estar errado com a sua empresa”, acredita Kátia Palma, gerente de sistemas do BankBoston. O banco utiliza sistemas e padrões que vêm da sede, nos Estados Unidos, por meio dos quais os 3,8 mil funcionários no Brasil têm acesso a uma rede intranet, compatível com a internet. Ali eles podem fazer pesquisas no histórico profissional na empresa, consultar salários e prêmios, solicitar processos que demandam aprovações, entre outras coisas.

“Não quero que o funcionário me procure para mexer no histórico dele”, avalia Denílson Santos, diretor de RH do BankBoston. Ele acha que com os processos de recursos humanos informatizados, muito da burocracia é eliminado ou reduzido, alem de haver mais integridade de dados dentro de um sistema uniforme. “Assim, eu posso lidar com a informação de forma estratégica”, analisa.

Apesar da flexibilidade que esse tipo de solução pode trazer para uma empresa, é fundamental que haja uma adaptação aos modelos prepostos e que muitas vezes vão contra padrões ultrapassados de departamentos de RH. Essa mudança pode ser positiva. “Informatizando o lado operacional, podemos ficar mais próximos do funcionário”, diz Santos.

Algumas dicas importantes na hora de buscar uma solução tecnológica para o Recursos Humanos

1- Antes de procurar pela solução, faça um levantamento criterioso das necessidades de RH. Um programa de emissão de folha de pagamento é muito diferente de um sistema que integra vários departamentos

2- Avalie se o departamento está preparado para passar por profundas mudanças em sua rotina. Uma alteração brusca pode gerar conflitos e atrapalhar a implementação

3- Selecione com cuidado a empresa que será responsável pela tecnologia. Não se esqueça de que eles serão seus parceiros durante um período de implantação e customização, que pode ser bastante longo. Uma relação harmoniosa é fundamental

4- Faça um levantamento do equipamento existente na empresa para saber se ele está em condições de receber as novidades. Um outro levantamento em hardwares e softwares pode encarecer bastante a implantação dos programas de gestão.

5- Na maioria das vezes, um sistema “faz-de-tudo” não é exatamente do que você precisa. Tome cuidado para não investir uma pequena fortuna em soluções que pouco se relacionam com suas necessidades.

6- É fundamental que o novo sistema “converse” com os outros existentes em diferentes departamentos. Caso contrário, você ficará ilhado no setor de RH e o seu objetivo de ter liberdade para interagir estrategicamente com os funcionários fará água.

Fonte: Revista Melhor junho 2003 – pg 50 a 52