Você também odeia reuniões?

Alguns dizem que é um mal necessário. Outros, ante sua simples menção, ficam irados e fogem. Outros ainda a consideram um tipo de arena. De fato, o conceito de reuniões de trabalho não é dos melhores, embora seja praticamente impossível gerenciar equipes e atualizar procedimentos rápidos de trabalho sem elas.

Por que se tornaram tamanho martírio? Basicamente, por falta de planejamento e bom senso. Senão vejamos: quantos se preocupam em estabelecer uma pauta prévia de assuntos, que seja realista em relação ao tempo disponível e objetiva quanto aos pontos que se quer alcançar? Quantos se preocupam em controlar o tempo das discussões, de maneira que os participantes não se percam em divagações tolas e sem consistência?

Assim, baseado em horas e horas perdidas em reuniões inúteis, permito-me oferecer aos leitores 5 dicas sobre como tornar reuniões produtivas e eficazes:

1- Faça a mencionada pauta, dispondo assuntos, o tempo dedicado a cada um e o objetivo a ser alcançado na reunião. Distribua previamente aos participantes.

2- Controle os participantes, notadamente os contestadores, os digressivos e os inobjetivos. Intervenções para correção da rota dos assuntos deveriam ser algo normal, para que elas se tornassem ágeis.

3- Convide somente pessoas imprescindíveis. Quanto mais gente, menos objetividade.

4- Determine previamente também o que se espera de cada participante, para que possam funcionar em torno do objetivo traçado. Combine o que precisam levar, expor e discutir. Dê-lhes um caminho claro.

5- Controle rigidamente o tempo. Ou você não se lembra de quantos atrasos no jantar foram motivados por discussões inúteis em reuniões?

É claro que nem sempre tudo será mil maravilhas. Mas planejando e controlando, muitas e muitas horas serão poupadas e as reuniões da empresa terão sentido.Sergio Luiz de Jesus