6-Sigma – Compreendendo os fundamentos desta ferramenta

Sergio Luiz de Jesus

O 6 Σ (Sigma) é definido erroneamente como uma ferramenta de qualidade, similar a outras como as normas ISO e os sistemas TQM (Total Quality Management – Gestão da Qualidade Total).

A denominação decorre do estabelecimento de 6 passos fundamentais para sua implantação (vide abaixo), bem como do símbolo grego Σ, que expressa, em estatística, a variação existente em qualquer processo.

Na verdade, ele não é uma ferramenta de qualidade no sentido clássico, em que se buscam padrões de tolerância e conformidade pré-estabelecidos. É muito mais do que isso, pois, ao passo que pretende reduzir os erros a uma taxa ínfima (3,4 defeitos por milhão de possibilidades), quer fundamentar o conceito de qualidade como valor agregado de um conjunto de ações coletivas, visando essencialmente a geração de lucro para a empresa pela redução do hiato entre qualidade potencial e qualidade efetiva.

As principais vantagens da implantação do programa são relativas ao alcance de novos e elevados patamares de qualidade de produtos e prestação de serviços, os quais se tornam mais baratos e eficientes, realizados em ciclos de tempo menor e gerando satisfação aos consumidores, o que estabelece diferenciais competitivos reais em relação à concorrência.

Estudos indicam que uma empresa com grau de qualidade razoável de produtos (3 ou 4 Sigma) consome de 25% a 40% de suas receitas para reparar e resolver problemas de qualidade. Já as empresas 6-Sigma gastam, no máximo, 5% com este mesmo fim. Como exemplo, a General Electric estima que esta diferença represente algo como US$ 10 bilhões por ano em seu caixa.

O surgimento do 6-Sigma data de meados dos anos 80 e tem sua origem na Motorola. Após admitir que seu nível de qualidade e de geração de re-trabalhos, bem como de reclamações de clientes era muito elevado, o famoso conglomerado americano acabou por ter no 6-Sigma a solução de um problema que era crônico. Outras grandes empresas o adotaram, sendo o caso mais recente e conhecido o da General Electric, sob a regência de Jack Welch.

Implantação

A implantação do 6-Sigma tem duas vertentes fundamentais: a análise acurada dos processos ora implantados pela empresa, além da preparação minuciosa de líderes internos, responsáveis pela aplicação e gestão do processo até que atinja as metas estipuladas em sua concepção.

A filosofia de melhoria de desempenho é semelhante a outros métodos em uso, como o TQM, porém mais aperfeiçoada, podendo ser resumida em 5 pontos:

            . Defina objetivos das ações de melhoria a serem implantadas

            . Estabeleça sistemas de medição válidos para verificar o avanço aos

  objetivos propostos

. Analise a fundo o modo de operar da empresa, atacando a lacuna entre

  desempenho atual e desempenho desejado

. Adicione soluções, alternativas e ferramentas de gestão aos processos,

  de maneira a alcançar criativamente os objetivos

. Gerencie o sistema, envolvendo as pessoas, os procedimentos, buscando

  novas idéias, novos padrões de qualidade e de operações.

Quanto à estrutura para o funcionamento do sistema, será necessário preparar recursos humanos específicos. Em geral, adota-se o seguinte:

            . Amplo envolvimento do presidente ou gerente geral, sem o qual o sistema não terá sucesso;

            . Patrocinador – Em geral um diretor ou pessoa de alto escalão, que terá a função de liderar o projeto e atuar como facilitador em tempo integral.

            .  Técnico Master – Nível técnico e organizacional mais elevado, devem dominar amplamente o conhecimento sobre a organização, seus métodos, bem como as ferramentas técnicas (estatísticas, de informática, de gestão, etc) a serem utilizadas para o alcance dos objetivos.

            . Técnico Sênior – Devem ter envolvimento total nos processos de mudanças organizacionais, bem como ter excelente relacionamento com seus colegas, pois serão os “operacionalizadores” efetivos das melhorias. Requerem menos conhecimento técnico (embora seja desejável) e mais conhecimento aplicado, embora utilizarão os sistemas de informática para “ler” informações e decidir por ações operacionais tópicas com vistas a melhorias.

            . Técnicos Aplicados de Projetos – Farão a concepção local de projetos, bem como orientarão as equipes sob sua supervisão na implantação de melhorias, bem como no gerenciamento dos resultados desejados.

Os 6 passos fundamentais do projeto

De acordo com especialistas, que vem analisando a experiência de muitas empresas que adotaram o 6 Σ , os 6 passos fundamentais para sua implantação são:

1. Adoção de mecanismos empresariais de estímulo à criatividade, bem como a preparação e treinamento da alta cúpula, de modo que o sistema possa permear a organização e obter os resultados esperados;
2. Criação de mecanismos ágeis de comunicação com o mercado (consumidores, clientes, etc), de maneira que se possa interpretar problemas, bem como melhorar processos internos da organização;
3. Redimensionamento da atividade de treinamento, de modo que possa complementar, “de cima para baixo” as necessidades de conhecimento reais e efetivas dos colaboradores, tanto em termos técnicos quanto conceituais;
4. Desenvolvimento de uma estrutura integrada de melhorias de processos internos, bem como seu rígido acompanhamento e medição, de maneira a se medir e avaliar rapidamente o andamento e progresso;
5. Seleção dos processos internos mais promissores e de resultados mais expressivos a serem trabalhados, respeitando-se limitações e características empresariais;
6. Funcionamento “autônomo” do conceito 6 Σ, gerando uma espiral virtuosa e contínua do processo de melhoria e eliminação de falhas.

Benefícios

Embora algo complexo, de início, por envolver modos de pensar e formas de agir, os resultados da implantação do programa 6 Σ são altamente compensadores, podendo-se relacionar como principais benefícios:

• Redução de custos por conta da má gestão de qualidade de produtos e serviços
• Maiores e melhores resultados financeiros, pela desoneração de procedimentos não agregadores de valor, dentro da organização;
• Amplo envolvimento das pessoas, bem como reflexos diretos em produtividade, pelo melhor e mais direcionado grau de preparação e treinamento necessários à gestão do sistema
• Fortalecimento da marca, por conta da confiabilidade criada em torno dela;
• Valorização dos investimentos efetuados, através de retorno muito mais rápido.

Grande parte das empresas chegam ao final do primeiro ano de implantação do 6 Σ empatando os investimentos realizados com os ganhos auferidos. A maior parte já obtêm ganhos permanentes no segundo ano.

Em empresas onde o 6 Σ já está “maduro”, a incorporação positiva de ganho às margens de lucro pode ser equivalente a um aumento de vendas entre 10% e 15%.

Sergio Luiz de Jesus

O 6 Σ (Sigma) é definido erroneamente como uma ferramenta de qualidade, similar a outras como as normas ISO e os sistemas TQM (Total Quality Management – Gestão da Qualidade Total).

A denominação decorre do estabelecimento de 6 passos fundamentais para sua implantação (vide abaixo), bem como do símbolo grego Σ, que expressa, em estatística, a variação existente em qualquer processo.

Na verdade, ele não é uma ferramenta de qualidade no sentido clássico, em que se buscam padrões de tolerância e conformidade pré-estabelecidos. É muito mais do que isso, pois, ao passo que pretende reduzir os erros a uma taxa ínfima (3,4 defeitos por milhão de possibilidades), quer fundamentar o conceito de qualidade como valor agregado de um conjunto de ações coletivas, visando essencialmente a geração de lucro para a empresa pela redução do hiato entre qualidade potencial e qualidade efetiva.

As principais vantagens da implantação do programa são relativas ao alcance de novos e elevados patamares de qualidade de produtos e prestação de serviços, os quais se tornam mais baratos e eficientes, realizados em ciclos de tempo menor e gerando satisfação aos consumidores, o que estabelece diferenciais competitivos reais em relação à concorrência.

Estudos indicam que uma empresa com grau de qualidade razoável de produtos (3 ou 4 Sigma) consome de 25% a 40% de suas receitas para reparar e resolver problemas de qualidade. Já as empresas 6-Sigma gastam, no máximo, 5% com este mesmo fim. Como exemplo, a General Electric estima que esta diferença represente algo como US$ 10 bilhões por ano em seu caixa.

O surgimento do 6-Sigma data de meados dos anos 80 e tem sua origem na Motorola. Após admitir que seu nível de qualidade e de geração de re-trabalhos, bem como de reclamações de clientes era muito elevado, o famoso conglomerado americano acabou por ter no 6-Sigma a solução de um problema que era crônico. Outras grandes empresas o adotaram, sendo o caso mais recente e conhecido o da General Electric, sob a regência de Jack Welch.

Implantação

A implantação do 6-Sigma tem duas vertentes fundamentais: a análise acurada dos processos ora implantados pela empresa, além da preparação minuciosa de líderes internos, responsáveis pela aplicação e gestão do processo até que atinja as metas estipuladas em sua concepção.

A filosofia de melhoria de desempenho é semelhante a outros métodos em uso, como o TQM, porém mais aperfeiçoada, podendo ser resumida em 5 pontos:

            . Defina objetivos das ações de melhoria a serem implantadas

            . Estabeleça sistemas de medição válidos para verificar o avanço aos

  objetivos propostos

. Analise a fundo o modo de operar da empresa, atacando a lacuna entre

  desempenho atual e desempenho desejado

. Adicione soluções, alternativas e ferramentas de gestão aos processos,

  de maneira a alcançar criativamente os objetivos

. Gerencie o sistema, envolvendo as pessoas, os procedimentos, buscando

  novas idéias, novos padrões de qualidade e de operações.

Quanto à estrutura para o funcionamento do sistema, será necessário preparar recursos humanos específicos. Em geral, adota-se o seguinte:

            . Amplo envolvimento do presidente ou gerente geral, sem o qual o sistema não terá sucesso;

            . Patrocinador – Em geral um diretor ou pessoa de alto escalão, que terá a função de liderar o projeto e atuar como facilitador em tempo integral.

            .  Técnico Master – Nível técnico e organizacional mais elevado, devem dominar amplamente o conhecimento sobre a organização, seus métodos, bem como as ferramentas técnicas (estatísticas, de informática, de gestão, etc) a serem utilizadas para o alcance dos objetivos.

            . Técnico Sênior – Devem ter envolvimento total nos processos de mudanças organizacionais, bem como ter excelente relacionamento com seus colegas, pois serão os “operacionalizadores” efetivos das melhorias. Requerem menos conhecimento técnico (embora seja desejável) e mais conhecimento aplicado, embora utilizarão os sistemas de informática para “ler” informações e decidir por ações operacionais tópicas com vistas a melhorias.

            . Técnicos Aplicados de Projetos – Farão a concepção local de projetos, bem como orientarão as equipes sob sua supervisão na implantação de melhorias, bem como no gerenciamento dos resultados desejados.

Os 6 passos fundamentais do projeto

De acordo com especialistas, que vem analisando a experiência de muitas empresas que adotaram o 6 Σ , os 6 passos fundamentais para sua implantação são:

1. Adoção de mecanismos empresariais de estímulo à criatividade, bem como a preparação e treinamento da alta cúpula, de modo que o sistema possa permear a organização e obter os resultados esperados;
2. Criação de mecanismos ágeis de comunicação com o mercado (consumidores, clientes, etc), de maneira que se possa interpretar problemas, bem como melhorar processos internos da organização;
3. Redimensionamento da atividade de treinamento, de modo que possa complementar, “de cima para baixo” as necessidades de conhecimento reais e efetivas dos colaboradores, tanto em termos técnicos quanto conceituais;
4. Desenvolvimento de uma estrutura integrada de melhorias de processos internos, bem como seu rígido acompanhamento e medição, de maneira a se medir e avaliar rapidamente o andamento e progresso;
5. Seleção dos processos internos mais promissores e de resultados mais expressivos a serem trabalhados, respeitando-se limitações e características empresariais;
6. Funcionamento “autônomo” do conceito 6 Σ, gerando uma espiral virtuosa e contínua do processo de melhoria e eliminação de falhas.

Benefícios

Embora algo complexo, de início, por envolver modos de pensar e formas de agir, os resultados da implantação do programa 6 Σ são altamente compensadores, podendo-se relacionar como principais benefícios:

• Redução de custos por conta da má gestão de qualidade de produtos e serviços
• Maiores e melhores resultados financeiros, pela desoneração de procedimentos não agregadores de valor, dentro da organização;
• Amplo envolvimento das pessoas, bem como reflexos diretos em produtividade, pelo melhor e mais direcionado grau de preparação e treinamento necessários à gestão do sistema
• Fortalecimento da marca, por conta da confiabilidade criada em torno dela;
• Valorização dos investimentos efetuados, através de retorno muito mais rápido.

Grande parte das empresas chegam ao final do primeiro ano de implantação do 6 Σ empatando os investimentos realizados com os ganhos auferidos. A maior parte já obtêm ganhos permanentes no segundo ano.

Em empresas onde o 6 Σ já está “maduro”, a incorporação positiva de ganho às margens de lucro pode ser equivalente a um aumento de vendas entre 10% e 15%.